Waarom een maximaal aantal pagina’s bij een aanbesteding, geen gemakkelijker te lezen plan oplevert!

Al ruim 10 jaar werken wij als ontwerpers met plezier mee aan diverse aanbestedingen van onze klanten. Samen met de plannenmakers proberen wij een plan visueel zo helder mogelijk te vatten in beeld, maar ook in een heldere opmaak. Een goede vormgeving is daarbij heel belangrijk: het plan moet prettig leesbaar zijn, want deze moet zo goed en duidelijk mogelijk overkomen op de opdrachtgever.

De uitvragen in een gunningsleidraad

Vaak staan er in een gunningsleidraad allerlei uitvragen opgesteld waaraan een plan moet voldoen. Deze regels gaan veel over de inhoud: wat wordt er gevraagd door de opdrachtgever en wat voor oplossing biedt de opdrachtnemer? Wat mag deze oplossing kosten?
En zo staan er tal van vragen in de leidraad die de opdrachtnemer zo goed mogelijk moet beantwoorden. Maar naast deze regels worden er vaak ook restricties gegeven over hoe het plan er visueel uit moet komen te zien.

Presenteer je plan kort en bondig

Als ontwerpers vragen wij altijd of er ook eisen worden gesteld aan hoe het plan gepresenteerd moet worden. Een opdrachtgever wil namelijk een kort en bondig plan. Zij moeten er immers meerdere lezen. Dus bij 100 pagina’s per plan, is dat veel werk om alles door te nemen.
Onze klanten (opdrachtnemers) hebben veel vakkennis en zijn daardoor vaak lang van stof. Lange teksten schrijven is bovendien veel makkelijker dan korte.
Hoe vertel je alles, maar hou je het plan beknopt, helder, goed leesbaar en begrijpelijk?

Corps 10 en maximaal 10 pagina’s

De opdrachtgever geeft, om beknopte plannen te krijgen, een maximaal aantal pagina’s op. Onze klanten vragen dan aan de hun opdrachtgever: “In welk corps moet de tekst gezet worden?” Een logische redenatie, zo op het eerste gezicht. Je zou denken dat het uitmaakt in de hoeveelheid tekst die je per pagina kwijt kan, als deze corps 8 of corps 10 is. Vaak wordt er dan voor gekozen om corps 10 op te nemen als verplichting. De tekst moet immers wel goed leesbaar zijn.
Maar helaas klopt deze beredenering niet. Waarom dit niet klopt leggen we uit in de volgende alinea.

Tekst heeft ruimte nodig voor een optimale leesbaarheid.

Wij weten uit ervaring dat teksten ruimte nodig hebben om de tekst heen, zodat je als lezer de informatie sneller en makkelijker tot je kan nemen. We noemen dat “functionele witruimte”. Behalve ruimte tussen de letters (aanspatiëring), gaat dat ook om ruimte tussen de regels (regelafstand) en ruimte om de teksten heen (marges). Daarnaast voegen wij ook een hiërarchie in stukken tekst toe, in vorm van opmaak die teksten leesbaarder maken, zoals koppen en tussenkoppen. Al deze opmaak, maakt stukken tekst overzichtelijker, helderder, begrijpelijker en makkelijk om te lezen.

Wat er gebeurt als je restricties gaat stellen aan de opmaak?

Dan gaan wij de teksten er in proppen. Want ja corps 10 en 10 pagina’s. Nou dan maken we alle ruimte tussen de regels krapper, net als de pagina marges: die maken we kleiner. Eigenlijk verwijderen we alle witruimte die een stuk zo leesbaar maakt. Zonde, want dan wordt er juist het tegenovergestelde bereikt.

In de gunningsleidraad staan regels over vormgeving die niet kloppen.

Een corpsgrootte alleen zegt niks. Zo is de Helvetica een heel erg groot lettertype. Wat daar corps 10 is, is in een ander lettertype corps 12. En als je bijvoorbeeld een narrow lettertype neemt, wat heel smal is, kan je 40 woorden meer kwijt, als bij een normale variant van het lettertype.
Als je echt restricties wil stellen aan de opmaak: dan moet je alles vastleggen en dan zien alle ingediende stukken er exact hetzelfde uit.
Het lijkt ons verwarrend (en saai) als uitvragende partij om 3x een plan te lezen wat er hetzelfde uit ziet.

Wat moet je als aanbestedende partij dan vragen, als je een kort en bondig plan wil?

Wij willen alle aanbestedende partijen verzoeken om géén regels meer te stellen aan de vormgeving. Kijk naar hoe kranten het al eeuwen doen. Stel een maximum aan het aantal woorden. Zo krijg je écht een kort en bondig plan.
Dan kunnen wij ontwerpers weer functionele witruimte toevoegen en er een mooie opmaak aan geven. Je geeft ons dan de gelegenheid om er een helder, begrijpelijk en vooral leesbaar plan van te maken.

Kort, bondig en leesbaar, zonder restricties krijg je dat beter voor elkaar.