Waarom een maximaal aantal pagina’s bij een aanbesteding, geen gemakkelijker te lezen plan oplevert!

Al ruim 10 jaar werken wij als ontwerpers met plezier mee aan diverse aanbestedingen van onze klanten. Samen met de plannenmakers proberen wij een plan visueel zo helder mogelijk te vatten in beeld, maar ook in een heldere opmaak. Een goede vormgeving is daarbij heel belangrijk: het plan moet prettig leesbaar zijn, want deze moet zo goed en duidelijk mogelijk overkomen op de opdrachtgever.

De uitvragen in een gunningsleidraad

Vaak staan er in een gunningsleidraad allerlei uitvragen opgesteld waaraan een plan moet voldoen. Deze regels gaan veel over de inhoud: wat wordt er gevraagd door de opdrachtgever en wat voor oplossing biedt de opdrachtnemer? Wat mag deze oplossing kosten?
En zo staan er tal van vragen in de leidraad die de opdrachtnemer zo goed mogelijk moet beantwoorden. Maar naast deze regels worden er vaak ook restricties gegeven over hoe het plan er visueel uit moet komen te zien.

Presenteer je plan kort en bondig

Als ontwerpers vragen wij altijd of er ook eisen worden gesteld aan hoe het plan gepresenteerd moet worden. Een opdrachtgever wil namelijk een kort en bondig plan. Zij moeten er immers meerdere lezen. Dus bij 100 pagina’s per plan, is dat veel werk om alles door te nemen.
Onze klanten (opdrachtnemers) hebben veel vakkennis en zijn daardoor vaak lang van stof. Lange teksten schrijven is bovendien veel makkelijker dan korte.
Hoe vertel je alles, maar hou je het plan beknopt, helder, goed leesbaar en begrijpelijk?

Corps 10 en maximaal 10 pagina’s

De opdrachtgever geeft, om beknopte plannen te krijgen, een maximaal aantal pagina’s op. Onze klanten vragen dan aan de hun opdrachtgever: “In welk corps moet de tekst gezet worden?” Een logische redenatie, zo op het eerste gezicht. Je zou denken dat het uitmaakt in de hoeveelheid tekst die je per pagina kwijt kan, als deze corps 8 of corps 10 is. Vaak wordt er dan voor gekozen om corps 10 op te nemen als verplichting. De tekst moet immers wel goed leesbaar zijn.
Maar helaas klopt deze beredenering niet. Waarom dit niet klopt leggen we uit in de volgende alinea.

Tekst heeft ruimte nodig voor een optimale leesbaarheid.

Wij weten uit ervaring dat teksten ruimte nodig hebben om de tekst heen, zodat je als lezer de informatie sneller en makkelijker tot je kan nemen. We noemen dat “functionele witruimte”. Behalve ruimte tussen de letters (aanspatiëring), gaat dat ook om ruimte tussen de regels (regelafstand) en ruimte om de teksten heen (marges). Daarnaast voegen wij ook een hiërarchie in stukken tekst toe, in vorm van opmaak die teksten leesbaarder maken, zoals koppen en tussenkoppen. Al deze opmaak, maakt stukken tekst overzichtelijker, helderder, begrijpelijker en makkelijk om te lezen.

Wat er gebeurt als je restricties gaat stellen aan de opmaak?

Dan gaan wij de teksten er in proppen. Want ja corps 10 en 10 pagina’s. Nou dan maken we alle ruimte tussen de regels krapper, net als de pagina marges: die maken we kleiner. Eigenlijk verwijderen we alle witruimte die een stuk zo leesbaar maakt. Zonde, want dan wordt er juist het tegenovergestelde bereikt.

In de gunningsleidraad staan regels over vormgeving die niet kloppen.

Een corpsgrootte alleen zegt niks. Zo is de Helvetica een heel erg groot lettertype. Wat daar corps 10 is, is in een ander lettertype corps 12. En als je bijvoorbeeld een narrow lettertype neemt, wat heel smal is, kan je 40 woorden meer kwijt, als bij een normale variant van het lettertype.
Als je echt restricties wil stellen aan de opmaak: dan moet je alles vastleggen en dan zien alle ingediende stukken er exact hetzelfde uit.
Het lijkt ons verwarrend (en saai) als uitvragende partij om 3x een plan te lezen wat er hetzelfde uit ziet.

Wat moet je als aanbestedende partij dan vragen, als je een kort en bondig plan wil?

Wij willen alle aanbestedende partijen verzoeken om géén regels meer te stellen aan de vormgeving. Kijk naar hoe kranten het al eeuwen doen. Stel een maximum aan het aantal woorden. Zo krijg je écht een kort en bondig plan.
Dan kunnen wij ontwerpers weer functionele witruimte toevoegen en er een mooie opmaak aan geven. Je geeft ons dan de gelegenheid om er een helder, begrijpelijk en vooral leesbaar plan van te maken.

Kort, bondig en leesbaar, zonder restricties krijg je dat beter voor elkaar.

Een corona-raamposter die opvalt!

Een vraag die we onszelf veel stellen deze weken: “Wat kunnen wij doen voor mensen die het zwaar hebben tijdens de coronacrisis”? Wij als ontwerpers zijn ‘gewoon’ nog aan het werk. De een vanuit huis, de ander nog wel op kantoor. Dat is het minste wat we kunnen doen om het risico op besmetting zo laag mogelijk te houden.

Maar de vraag wat we kunnen bijdragen blijft rondspoken. ‘s Middags en ‘s avonds lopen we na het eten een rondje buiten – gelukkig kan dit nog. Naast dat het op straat erg rustig is en we elkaar mijden, hangt er gelukkig ook een gemoedelijke sfeer: als het nodig is helpt men elkaar zover dat kan. Als ondernemer wordt er van je verwacht dat je direct anticipeert op de landelijke maatregelen. En dat gebeurt, dat blijkt wel uit alle informatieve A4tjes die nu op de ramen hangen van winkels, eettentjes en cafés.

Die A4tjes vallen ons op

De maatregelen van het RIVM hangen op veel ruiten (zie voorbeelden hierboven), met een specifieke boodschap die geldt voor desbetreffende winkel of kantoor. Ze hangen op prominente plekken, waardoor we er gelukkig niet omheen kunnen… Maar het oogt erg chaotisch.

Wij zijn als ontwerpers dagelijks bezig met (complexe) informatie inzichtelijk te maken voor onze klanten. En natuurlijk voor de klanten van onze klanten. Dit doen wij in vorm van infographics en illustraties, maar ook om websites of applicaties op de juiste manier in te richten. Terugkomend op de vraag wat wij kunnen bijdragen aan deze crisis: Die is dan natuurlijk hetzelfde: informatie opvallend en inzichtelijk maken!

Daarom hebben we bij Kraakmakend een aantal variaties gemaakt van A4tjes die iedereen op de ruiten kan hangen. Dezelfde boodschap, maar dan lekker nuchter op z’n Hollands. Je kan deze gratis downloaden.

We hopen dat wij jou of iemand in je omgeving op deze manier kunnen helpen.

Waaraan voldoet een goed logo?

Als grafisch ontwerpers hebben wij al veel logo’s voor bedrijven mogen ontwerpen. En dat is iedere keer weer een uitdaging. Een goed logo ontwerpen is één van de moeilijkste dingen die er is. En een van de leukste dingen. Er zijn veel bedrijven die een logo laten ontwerpen, want zo’n beeldmerk is het gezicht van een onderneming. Het vertaald in één beeld wie het bedrijf is en wat ze doen. En dan ook nog eens eenvoudig, modern, positief. Het logo moet jouw (droom) klanten aanspreken. Daarom geef ik hier 6 regels waaraan een goed logo moet voldoen:

1. Een goed logo is eenvoudig

Een van de belangrijkste regels: keep it simple. Probeer één verhaal te vertellen met je logo. Meer verhalen kan je er niet in kwijt. Het is al moeilijk genoeg om een logo te maken wat één ding overbrengt. Laat staan 2, of 3 of 10. Ja echt, ze komen voorbij…

2. Alle elementen in een logo zijn een eenheid

Zorg ervoor dat alle element in het logo een eenheid zijn. Dus niet 5 verschillende lettertypes gebruiken, of 10 verschillende kleuren. En denk ook na over een beeldelement. Als je al een beeldelement wilt gebruiken, gebruik er dan maar 1. Zorg dat de tekst en het beeldelement samen een geheel vormen.

3. Welk onderdeel van het logo is het belangrijkst?

Het belangrijkste onderdeel van het ontwerp moet het meest opvallen. Meestal is dit de naam, maar het kan ook he beeldmerk zijn. Wat zie je als eerste? Knijp met je ogen en check of datgene wat het belangrijkste is, je ook daadwerkelijk als eerste ziet.

4. Een logo moet betrouwbaar en serieus over komen

Kies daarom voor een goed lettertype. Dus niet de comic sans. Tenzij je kinderfeestjes organiseert of clown bent van beroep. Je gaat tenslotte ook niet in een balletpakje naar een vergadering. Zie het als hetzelfde. Niemand neemt je serieus met zo’n lettertype.

5. Wat straalt jouw logo uit?

Vraag een van jouw (droom)klanten of dit logo is wat hij verwacht bij jouw onderneming en vraag of het logo hem aanspreekt. Vraag dus niet wat je vrouw, je buurmeisje, je oma of iemand anders die niet jouw klant is er van vindt. Fijn als zij het mooi vinden, maar eigenlijk is het niet belangrijk wat zij er precies van vinden, tenzij zij jouw (potentiële) droomklant is. Het laten ontwerpen van een logo doe je voor jouw droomklant en niemand anders.

6. Hoe werkt het logo in andere communicatiemiddelen?

Een professioneel ontworpen logo is onderdeel van een huisstijl. Is het logo een eenheid met de rest? Hoe ziet het logo er in verschillende communicatiemiddelen uit?

Wil je een professioneel logo laten ontwerpen?

Is je bedrijf toe aan een nieuw logo? Wil je graag professioneel advies over het bestaande logo van jouw onderneming? Wil je weten wat er komt kijken bij het laten ontwerpen van een logo?

Huisstijlen

Voor Terlouw Volvo Penta Center heeft grafisch ontwerper Kraakmakend een nieuwe huisstijl en logo ontworpen. Daarbij hoorde ook een nieuwe advertentielijn.

Terlouw Volvo Penta Center, gevestigd op industrieterrein de Spaanse polder in Rotterdam is het Volvo Penta center voor beroepsvaart en industrie. Als center voorziet Terlouw Volvo Penta dealers, bedrijven en particulieren. Volvo Penta is de scheepvaart- en industrie specialist van de Volvo Group en vormt een onafhankelijk leverancier die klanten ondersteunt vanaf het ontwerpstadium tot installatie en aftermarket service. Innovatie en technisch leiderschap zijn enkele van de kenmerken van de onderneming, zoals onlangs opnieuw aangetoond met de introductie van het toonaangevende pod systeem voor planerende rompen: Volvo Penta IPS.

Het logo is geïnspireerd op de signaalvlaggen. De huisstijl moest fris, eigentijds en modern zijn, zonder de karakteristieke identiteit van het Rotterdamse bedrijf te verliezen. Grafisch ontwerper Kraakmakend heeft dat op geheel eigen wijze opgelost. Zie hier de website

5 tips om samen met een grafisch ontwerp bureau te komen tot een goed logo

Binnen ons ontwerp bureau is het een vaak terugkerend proces. Het ontwerpen van een logo. Een goed logo maken we nooit alleen. Altijd samen met onze opdrachtgever. Jij dus. Opdrachtgevers hebben een belangrijke stem in het eindresultaat.

Als ontwerpers vinden wij het niet altijd eerlijk iets te vinden van een al bestaand logo. We weten bijvoorbeeld niet hoeveel tijd en geld er in iets gestoken is. Ook weten we niet hoe de briefing of het proces is verlopen. Soms gaat een briefing niet verder dan: “We denken zelf aan iets met groen, want het product is duurzaam”.

Het is natuurlijk ook best spannend, een logo door een grafisch ontwerp bureau laten maken. Hoe zorg je dat je een “mooi logo” of een “mooie huisstijl” krijgt als eindresultaat? Het eindresultaat kan altijd beter en om je daar bij te helpen geef ik hieronder wat tips die je wellicht op weg kunnen helpen.

1. Wat is het doel?

Uiteraard is het fijn dat jouw logo er super mooi uit komt te zien. Maar je kan een logo zoveel beter maken door jezelf bijvoorbeeld het volgende af te vragen: wat willen de klanten of potentiële klanten van mijn bedrijf? Jouw bedrijf wil meer omzet maken. Dat lukt alleen als méér klanten voor de producten of diensten van jouw bedrijf kiezen. Het logo of de huisstijl moet dus niet alleen jou, maar vooral jouw klanten aanspreken. “Mooi” is in dit geval relatief, want vinden jouw klanten dat ook?

2. Zorg voor een goede briefing

Neem de tijd om het grafisch ontwerp bureau goed te briefen. Wij kunnen je daar natuurlijk bij helpen.

3. Tijd en geld

Een goed ontwerp kost tijd. Wij nemen die tijd dan ook. Alleen dan krijg je het beste eindresultaat.

Tijd: Stel van tevoren bijvoorbeeld een goede planning op. Neem als het kan voor een logo een aantal weken de tijd. Ontwerpers leggen een ontwerp soms een nachtje naast zich neer. Zo kunnen ze er de volgende dag weer “fris” tegen aan kijken en daardoor tot een beter ontwerp komen. Plan tijd in om het voorstel met de ontwerper te bespreken.

Geld: Alle waar is naar zijn geld. Met geld koop je tijd en onze ervaring. Bedenk hoeveel tijd iets kost en dat je in één uur weinig voor elkaar krijgt. Een ontwerper kan in een uur in ieder geval geen goed logo maken.

4. Less is more

Een logo moet in één oogopslag vertellen wat het bedrijf doet. Een veel gemaakte fout is om teveel in een logo te willen vertellen. De kijker heeft maar 2 seconden om jouw huisstijl of logo te beoordelen.

Zie dit logo als voorbeeld. Behalve dat er veel (onleesbare) tekst in staat, zie je duidelijk dat ze alles in het plaatje hebben willen vertellen. Het is veiligheid op het werk (groene kruis) en dat doe je samen (mensenfiguren, die rond een kampvuur aan het dansen zijn). Als je de helft van de tekst en het plaatje weghaalt, wordt het logo eenvoudiger en het verhaal dus duidelijker.

5. Vrijheid

Geef de ontwerper de vrijheid om iets moois te maken. Sta open voor ideeën, want daar huur je een ontwerp bureau voor in. Als je bijvoorbeeld erg van de kleur blauw houdt, verzoek de ontwerper dan daar rekening mee te houden. Maar probeer ook open te staan voor een “rood” voorstel, als blijkt dat dat beter bij jouw klanten past. Vrijheid wil niet zeggen dat je geen grenzen moet stellen.

Wil jij ook een goed logo? Neem contact op over de mogelijkheden

Tender

Tendermanagers zijn constant bezig met aanbestedingen. Vaak wordt er vanuit de uitvraag gesteld dat deze ingediend moet worden in een losbladig systeem. Maar er zijn gelukkig ook opdrachtgevers die géén eisen stellen aan hoe het wordt ingediend. En dat is een mooie kans voor jouw bedrijf om op te vallen met een originele manier om de tender te presenteren!

Enkele voorbeelden

Als je kiest voor wat origineels valt jouw tender meer op en maak je meer kans dat de opdrachtgever voor jouw indiening gaat. Zo simpel is het nu eenmaal. En er is veel mogelijk, hieronder het topje van de ijsberg:

1. Tender met busschroeven

Dit is een losbladig systeem dat bestaat uit een rug, die doorloopt in een achterkant. Het geheel wordt bij elkaar gehouden met busschroeven. Dit geeft een robuste uitstraling.

Tender met busschroeven

2. Tender als kladblok

In plaats van een ordner kan je ook kiezen om de tender in te dienen in de vorm van een kladblok. Dit kan bijvoorbeeld leuk zijn als het nog geen definitieve indiening is, maar een voorinschrijving. Daarmee laat je zien dat de stukken nog in conceptfase zijn.

Kladblok

3. Japans ingebonden Tender

Een eeuwenoude manier van inbinden is gewoon met naald en draad. Wat te denken van stukken die met prachtig vakmanschap bij elkaar worden gehouden?

Japans inbinden

4. Tender met een singersteek

Nog een mooi voorbeeld van een andere manier van presenteren is een singersteek.

Singersteek inbinden

5. Boek

Een aanbesteding kan een heel boekwerk zijn, dus waarom niet indienen als boek, compleet met illustraties en foto’s?

Er wordt toch een ordermap geëist vanuit de uitvraag?

Geen nood, ook met zo’n map kan je alle kanten op. Deze kan je namelijk helemaal op maat gemaakt worden in elke afmeting die je wilt. Te denken valt aan een ander formaat, zoals een liggende A3 map. Maar je zou ook kunnen kiezen voor een mooie preeg

Ontwerp map aanbesteding

Of wat te denken van een mooie cassette om zo’n map in te doen? Kortom keus genoeg!

Digitaal indienen van een aanbesteding.

Soms hoeven de stukken alleen digitaal worden ingediend. Dat is mooi, want met digitale aanbestedingen zijn de mogelijkheden helemaal eindeloos. Wat te denken van een mooie website om je plannen duidelijk te maken? Of een interactieve pdf, met een interactieve inhoudsopgave, slideshow met foto’s en clickbare URL’s met bronnen die gebruikt worden in je stukken. Ook een iPad magazine behoort tot de mogelijkheden!

Het zelfde geld voor het presenteren in powerpoint. Een heel handig programma waarin veel mogelijk is, maar ook voor powerpoint zijn alternatieven. Wat dacht je van een Prezi? Hierin kan je veel dynamischer presenteren en een Prezi ziet er veel origineler uit!

Prezi ontwerp

Aanspreken van de opdrachtgever

Je wilt dat de presentatie zoveel mogelijk aansluit op het project waarop je aanbesteedt. Dat is nog een reden om te kiezen voor een originele manier van presenteren. Dan spreek je de opdrachtgever direct aan en zal deze eerder voor jouw bedrijf kiezen.

Schrijf je bijvoorbeeld in op een project voor Schiphol Airport? Kleed dan degene die presenteert aan als stewardess, compleet met koffer. En gebruik die koffer voor de tendermap die ingediend wordt.

De noodzaak van originaliteit

Opvallen is dus een must voor elke partij die zich inschrijft op een aanbesteding. Dit doe je door te kiezen voor een originele manier van presenteren. En de indiening aan te laten sluiten bij het project waarop je inschrijft, zodat de opdrachtgever zich voelt aangesproken. Want dan maakt jouw tender meer kans. En de mogelijkheden om dat te doen zijn veel uitgebreider dan je denkt!

Vind je dit een interessant artikel? Lees dan ook mijn eerdere blog over succesvol aanbestedingen. En voel je vrij om dit artikel te delen!

Wil jij ook hulp met jouw aanbesteding?