Een succesvolle tender begint bij vormgeving

Als bedrijf doe je vaak mee aan aanbestedingen: jouw team zet zich elke keer weer vol frisse moed in om die ene toffe klus binnen te halen. Toch lukt het steeds maar niet om positief op te vallen tussen al die andere partijen. En je vraagt je af: hoe kan ik succesvoller mee doen aan een aanbesteding? Succesvoller aanbesteden is helemaal niet moeilijk. Daar kan je vandaag al mee beginnen, want in dit blog vertel ik je hoe ook jouw bedrijf succesvol kan aanbesteden!

Eerste indruk

De tender is bijna klaar: het plan van aanpak is een goed verhaal en de organogrammen kloppen. Kortom, het kan niet meer misgaan. Denk je. Maar hoe wordt de tender gepresenteerd? Een eerste indruk is heel belangrijk en kan je maar één keer maken.

De opdrachtgever die jouw tender ziet, wil zien dat jij een serieuze en professionele partij bent, waarvan hij weet dat het goed komt als hij jou de opdracht gunt. De eerste indruk moet dus goed en professioneel zijn en dat doe je door voor een professionele presentatie te zorgen. Doe je de stukken bijvoorbeeld in een mooi vormgegeven map met tabbladen? Of op een andere manier?

Vorm volgt functie

Over de inhoud van de tekst heb je heel lang nagedacht. Maar hoe is het plan van aanpak ook goed leesbaar? Hoe de teksten zijn vormgegeven is nog belangrijker dan wat er staat. Als de tekst niet goed is vormgegeven, dan beïnvloedt dat de leesbaarheid in negatieve zin. Het gevaar is zelfs dat de lezer afhaakt en de tekst niet, of slechts gedeeltelijk leest.

De aanbestedende partij is dan ook alleen nog maar bezig met lezen en niet met het opnemen van de inhoud van je verhaal. Je wilt jouw boodschap juist op heldere wijze overbrengen, waardoor jij uiteindelijk de winnende aanbieder bent!

Beelden zeggen meer dan woorden

Hetzelfde geldt voor figuren zoals organogrammen. Afbeeldingen blijven beter hangen dan tekst, omdat mensen nu eenmaal visueel zijn ingesteld. Je wilt duidelijk en helder vertellen wie wat gaat doen, als de opdracht gegund wordt aan jouw bedrijf. Als een figuur goed is vormgegeven heeft dit een positieve invloed op de begrijpbaarheid van dat figuur. Alle aandacht gaat dan naar wat er staat, in plaats van begrijpen hoe het er staat.

Een tender aanbieden in een ordner?

De tender wordt meestal aangeboden in een ordner met tabbladen en dan gepresenteerd met een ondersteunende powerpoint. Je bent al goed op weg als deze professioneel zijn vormgegeven. Maar heb je er wel eens aan gedacht om de uitvoering op een andere originele manier te doen? Moet de aanbesteding echt in een map? En die powerpoint, zijn er geen andere manieren? Over hoe je de uitvoering van een tender onderscheidend presenteert lees je hier.

Tot slot…

Wil je succesvoller meedoen aan aanbesteden? Zorg dan voor een professionele eerste indruk en dat degene die de stukken gaat lezen begrijpt wat er staat. Dat kan alleen als de teksten goed zijn vormgegeven waardoor hij/zij zich volledig kan focussen op de inhoud van de tekst!

Vind je dit een interessant artikel? Ken je iemand die ook baat heeft bij een succesvolle aanbesteding? Voel je vrij om dit artikel te delen!